Imaginer notre travail autrement

Préambule : nous parlerons essentiellement du cloud car il est prédominant dans les usages aujourd'hui, mais le propos concerne tous les espaces de stockage numériques.

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Prenons un instant pour nous projeter dans une situation imaginaire où tous les fichiers existants sur l'espace de stockage sont immédiatement identifiables, facilement retrouvables et utiles (tous, sans exception). A quoi pourrait-on s'attendre ?

Je suis en plein travail. J'ai besoin d'un document, que je cherche sur le cloud. S'il existe, et si j'y ai accès, je l'obtiens en quelques secondes. Je peux alors continuer mon travail sur ma lancée. S'il n'existe pas, je peux choisir de le créer si besoin. Quoi qu'il arrive, je sais que je ne refais pas un travail existant, et donc que je produis de la valeur.

Le cloud est tellement clair et facile à naviguer que lorsque je fais une recherche, je tombe sur des fichiers que je ne cherchais pas forcément mais qui me sont finalement utiles. Certains m'inspirent de nouvelles idées. D'autres me permettent de résoudre un problème que je rencontre. Lorsque je lis des informations clés, j'ai confiance en leur fiabilité car je sais qu'elles sont régulièrement mises à jour. Je n'hésite jamais à consulter le cloud car je sais que je trouverai toujours quelque chose. J'ai tout ce qu'il me faut à disposition pour donner le meilleur de moi-même.

J'intègre une nouvelle équipe ? En un rien de temps je fais le bilan des documents à consulter pour prendre mes marques, et je m'y réfère régulièrement, le temps d'assimiler les informations les plus importantes. Si certaines personnes ne sont pas là, j'arrive quand même à m'y retrouver. Je peux avancer en autonomie.

Quand je produis un travail qui me prend beaucoup de temps et d'énergie, j'ai la certitude qu'il pourra aider d'autres personnes à l'avenir. Je sais que dans mon entreprise le travail est valorisé.

Le cloud s'apparenterait à une bibliothèque bien tenue, où les salariés seraient à la fois les auteurs et les lecteurs des livres qui y sont disposés.

Les bénéfices d'un cloud bien géré

Vous aurez certainement compris là où je veux vous emmener avec ces exemples. De telles conditions de travail seraient profondément plus profitables, non seulement pour les salariés, qui pourraient plus facilement s'épanouir dans leur travail, mais également pour l'entreprise. Nous avons vu dans l'article sur le vrac et l'obésité numériques que le vrac nait d'une gestion insuffisante des fichiers sur le cloud. Alors à quoi ressemble un cloud bien géré, et quel résultats permet-il d'obtenir?

Tout d'abord, un cloud bien géré permet d'identifier et de retrouver n'importe quel fichier en quelques secondes. Il présente ainsi de nombreux avantages :

• Eviter les pertes de temps à chercher et à recréer les contenus, et améliorer de fait l'efficacité des salariés dans leur travail,

• Faciliter le partage des ressources et même encourager la recherche d'informations (puisqu'elle est efficiente), permettant par la même occasion d'améliorer la qualité du travail effectué,

• Rendre les salariés autonomes, évitant les sollicitations multiples et les passations d'informations longues et laborieuses,

• Simplifier le travail d'eDiscovery* en cas de litige, d'audit ou d'enquête.

Un cloud bien géré c'est aussi un cloud où chaque fichier est géré individuellement, notamment au niveau de son contenu et de sa conservation. Un terreau fertile pour :

• Donner confiance aux salariés dans les informations qu'ils peuvent trouver, notamment pour les fichiers clés avec des informations de référence qui doivent être régulièrement vérifiées et actualisées,

• Valoriser le travail réalisé puisqu'on ne garde que les fichiers qui ont une utilité (par opposition à un contexte où l'on garde tout, ce qui ne valorise rien au bout du compte),

• Mieux maîtriser les risques, et éviter de ce fait les coûts associés en cas de sinistre.

Enfin, un cloud bien géré c'est un cloud plus léger, permettant de :

• Limiter ses frais de stockage au besoin réel : nous avons vu dans cet article que les dépenses actuelles en stockage sur le cloud sont colossales,

• Faire preuve de résilience avec une capacité à se retourner rapidement en cas de sinistre, puisqu'un plus petit volume de fichiers est plus facile à manipuler, à sauvegarder ou à restaurer,

• Limiter son impact environnemental au besoin réel.

En conclusion

Aussi surprenant que cela puisse paraître (après tout, on parle juste de gérer ses fichiers), une bonne gestion de son e-capital amènerait de nombreux bénéfices, et sur des plans variés : opérationnels, financiers, juridiques, environnementaux... De plus, de telles conditions de travail seraient particulièrement attractives pour les travailleurs, les salariés préférant sans le moindre doute évoluer dans un environnement organisé, facilitant et valorisant leur travail. Par ailleurs, il ne faut pas oublier les perspectives que cela offre à l'entreprise : il est plus facile d'aborder l'avenir quand on sait que l'on contrôle la situation. Mais cette vision est-elle difficile à concrétiser ? Pourquoi n'est-ce pas courant et normal d'avoir un e-capital bien géré ? Nous tenterons de comprendre le problème dans un prochain article.

*L'eDiscovery est un processus juridique visant à collecter ou produire des preuves en cas de litige ou d'enquête par exemple.

6 articles pour comprendre le sujet

1 - Comprendre ce que sont le vrac et l'obésité numériques

5 - Changer de perspective sur la gestion documentaire

4 - Analyser le problème pour le résoudre efficacement

3 - Entrevoir ce que l'on pourrait espérer en les résolvant

2 - Prendre conscience de leurs impacts négatifs

6 - Agir, enfin